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Poste permanent - Télétravail
Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) superviseur(seuse) en facturation électronique pour se joindre à notre équipe globale de facturation. Tu seras responsable d’établir des contrôles et des mesures de surveillance pour assurer la santé financière des clients du cabinet. Tu établiras aussi des processus et des politiques pour assurer l’efficacité et l’efficience du processus de bout en bout des clients de facturation électronique. Enfin, tu veilleras au respect des directives des conseillers juridiques externes des clients de la facturation électronique.
Les défis que nous te proposons
Processus de facturation électronique:
- Tu créeras et tiendras à jour des guides de facturation électronique et tu offriras la formation aux coordonnateur(trice)s sur les changements apportés au système;
- Tu assureras le lien avec le service de recouvrement en ce qui concerne le non-paiement ou le paiement insuffisant des factures et tu prendras les mesures nécessaires pour recevoir les paiements;
- Tu superviseras le processus de facturation électronique afin d’assurer l’exactitude, la rapidité et l’exhaustivité des factures, des charges à payer, du budget, du rapport d’étape et des soumissions de taux de chronométreur;
- Tu aideras le gestionnaire de facturation électronique à maintenir un processus efficace dans les opérations de facturation électronique afin d’assurer une efficacité maximale du cycle d’approbation.
Processus du cabinet:
- Tu géreras le calcul des taux bancaires et le processus de soumission pour t’assurer que nos clients bancaires de haut niveau sont facturés avec exactitude;
- Tu seras responsable de la maintenance d’une base de connaissances des agents sur les différents processus de facturation électronique et tu aideras le gestionnaire de facturation électronique à respecter les conditions et les exigences de l’unité commerciale relatives aux processus;
- Tu assisteras à la résolution des demandes opérationnelles, y compris l’escalade aux parties appropriées afin de parvenir à une résolution réussie;
- Tu agiras en tant qu’administrateur pour les systèmes de facturation électronique, ainsi qu’en tant qu’agent de liaison avec le support Elite pour tout support informatique et ERP demandé par le gestionnaire de facturation électronique;
- Tu assureras la liaison avec les fournisseurs de facturation électronique et le support Elite pour mettre en œuvre toute mise à jour, amélioration ou exigence commerciale du système;
- Tu assureras une efficacité maximale dans les procédures d’exploitation de la technologie et des systèmes de facturation électronique tout en assurant la rentabilité des opérations.
Directives des conseillers juridiques externes :
- Tu examineras les lignes directrices des conseillers juridiques externes pour les nouveaux clients et tu veilleras à ce que toutes les parties prenantes soient informées des points clés liés à la facturation électronique;
- En travaillant avec le gestionnaire de facturation électronique, tu utiliseras la technologie afin de créer un résumé des points clés et de maintenir une base de données centrale des directives des conseillers juridiques externes;
- Tu signaleras à la haute direction tout élément qui pourrait nuire à l’entreprise et tu recommanderas tout changement au verbiage, afin de mieux l’aligner sur les normes de l’entreprise;
- Tu assureras les contrôles optimaux, l’efficacité, le respect et la technologie de pointe par rapport aux lignes directrices sur les conseillers juridiques externes.
Pourquoi te joindre à Fasken?
- Pour travailler dans « le plus grand cabinet juridique du Québec en 2023 », « le cabinet de l’année en droit des sociétés en 2022 », « le meilleur cabinet d’avocats où travailler au Canada en 2023 » en plus d’être reconnu comme l’un des « meilleurs employeurs pour la diversité en 2023 »;
- Pour un milieu de travail hybride et flexible intégrant à la fois le télétravail et la présence au bureau en fonction des besoins des équipes et dans lequel l’équilibre de vie est au cœur de nos priorités;
- Pour une rémunération concurrentielle, un programme santé et mieux-être, un régime d’assurance qui s'adapte à tes besoins et un régime de retraite généreux;
- Pour une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture, d'innovation, de diversité, d’équité et d’inclusion sont mises de l’avant;
- Pour une culture et des leaders qui prônent la formation et le développement de carrière;
- Pour faire partie d’une entreprise qui s’engage et redonne à la communauté;
- Pour des bureaux ergonomiques, lumineux et accueillants et une salle de gym à disposition de tous.
À propos de toi
- Tu as un diplôme en administration des affaires, en comptabilité, en finance ou dans un domaine connexe;
- Tu as un minimum de trois (3) années d’expérience dans un poste similaire dans les services professionnels, ou l’équivalent, avec une équipe d’au moins 10 membres et une (1) année d’expérience dans la supervision de rapports indirects;
- Tu as une excellente maitrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral. La maitrise de l’anglais est requise puisque le rôle est au sein d’une équipe nationale. De plus, le gestionnaire est basé à Toronto et ne parle que l’anglais. Enfin, la personne devra répondre aux demandes des clients de partout au Canada;
- Tu as une expérience substantielle avec les systèmes ERP et Ebillinghub;
- Tu as de l’expérience en gestion de projet et tu restes à jour sur les tendances des meilleures pratiques en facturation électronique;
- Tu as le souci d’offrir un service à la clientèle hors pair;
- Tu es passionné(e) par la technologie et les opportunités technologiques avec la facturation électronique et tu as un désir de continuellement te développer;
Tu ne réponds pas à certains critères mentionnés? Nous t’invitons tout de même à nous faire parvenir ta candidature! Nous reconnaissons les talents et misons sur le potentiel de chacun. En ce sens, nous offrons plusieurs possibilités de formation continue.
À propos de Fasken
Situé à l’intersection de l’excellence et de l’expertise, Fasken est un cabinet d’avocats de premier plan comptant plus de 950 avocats et avocates à l’échelle mondiale. Nous nous engageons auprès de nos clients à façonner l’avenir qu’ils imaginent, précisément au moment où cela compte le plus. Pour plus de renseignements, visitez fasken.com.
Diversité et inclusion
Chez Fasken, nous croyons en un milieu de travail diversifié, composé de personnes ayant des expériences et des qualités uniques. Il est important que tous nos membres, trouvent notre milieu de travail accueillant et bienveillant. Un milieu de travail inclusif crée un environnement équitable où les personnes sont respectées et valorisées.
Accessibilité et accommodements
Sachez que des aménagements raisonnables sont disponibles pour les candidats en situation de handicap.
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Permanent position - Remote
We are currently looking for an E-Billing Supervisor to join our Frim-wide Billing team. You will be responsible for establishing controls and monitoring measures to ensure healthy docket to pocket of the Firm E-Billing clients. You will also be establishing Firm processes and policies to ensure effectiveness and efficiency of E-Billing clients end to end process. Finally, you will be ensuring adherence to outside counsel guidelines of E-Billing clients.
The challenges we offer you
Docket to pocket:
- You will create and maintain E-Billing guides and provide training to the coordinators on system changes as necessary;
- You will liaise with the collections department with regards to non-payment or short payment of invoices and take action as necessary to receive payment;
- You will oversee the E-Billing process to ensure the accuracy, timeliness and completeness with relation to invoice, accruals, budget, status report and timekeeper rate submissions;
- You will support the E-Billing Manager to maintain an efficient process in the E-Billing operations to ensure maximum efficiency of the approval lead cycle.
Firm processes:
- You will manage the banking rate calculation and submission process to ensure our high-profile banking clients are billed accurately;
- You will be responsible for maintaining an agent knowledge base of the various E-Billing processes and you will support the E-Billing Manager to meet the business unit terms and requirements in relation to the processes;
- You will assist with the resolution of operational inquiries including escalation to the appropriate parties in order to achieve a successful resolution;
- You will act as the system administrator for the E-Billing systems as well as liaison with Elite Support for any IT/ERP support as requested by the E-Billing Manager;
- You will liaise with the E-Billing vendors and Elite Support to implement any system upgrade, enhancement or business requirement;
- You will ensure maximum efficiency in procedures to operate the E-Billing technology and systems while ensuring cost effectiveness in the operations.
Outside Counsel Guidelines (OCG):
- You will review outside counsel guidelines for new clients and ensure that all stakeholders are informed of the key points with relation to E-Billing;
- Working with the E-Billing Manager, you will utilize technology in order to create a summary of key points in each OCG and maintain a central database;
- You will flag any potential terms that may be detrimental to the firm to senior management and recommend any changes to the verbiage to better align with firm standards;
- You will ensure optimal controls, efficiency, adherence and up-to-date technology in relation to the OCG process and its financial guidelines.
Why join Fasken?
- To work in "Quebec's largest law firm in 2023", "Corporate Law Firm of the Year in 2022", "the best law firm to work at in Canada in 2023" in addition to being recognized as one of the "Best Diversity Employers in 2023";
- For a hybrid and flexible workplace integrating both teleworking and office presence according to the needs of teams and in which life balance is at the heart of our priorities;
- For competitive compensation, a health and wellness program, an insurance plan that adapts to your needs and a generous pension plan;
- For a friendly work atmosphere where the values of respect, openness, innovation, diversity, equity and inclusion are put forward;
- For a culture and leaders who advocate for training and career development;
- To be part of a company that is committed and gives back to the community;
- For ergonomic, bright and welcoming offices and a gym available to all.
About you
- You have a certificate in business administration, accounting, finance, or in a related field;
- You have a minimum of three (3) years of experience in a similar function in a professional services organization, or equivalent, with a team of at least 10 members and have a year experience in supervising indirect reports;
- You are fluent in French and English, both written and spoken. Fluency in both languages is required as the role is within a national team. In addition, the manager is based in Toronto and only speaks English. Finally, the E-Billing Supervisor will have to respond to requests from clients across Canada;
- You have substantial ERP and Ebillinghub system experience;
- You have experience in project management you maintain an awareness of E-Billing best practices;
- You provide outstanding customer service;
- You are passionate about technology and software opportunities with E-Billing and have a desire to continuously improve.
You don’t meet some of the criteria mentioned? We still invite you to send us your application! We recognize talent and capitalize on everyone's potential. In this sense, we offer several opportunities for continuing education.
About Fasken
As a premier law firm with over 950 lawyers worldwide, Fasken is where excellence meets expertise. We are dedicated to shaping the future our clients want, precisely when it matters most. For more information, visit fasken.com.
Diversity and inclusion
At Fasken, we believe in a diverse workplace made up of people with unique experiences and qualities. It is important that all our members find our workplace welcoming and caring. An inclusive workplace creates a fair environment where people are respected and valued.
Accessibility and accommodations
Reasonable accommodations are available for applicants with disabilities.
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