ADMINISTRATEUR DE BAUX
À propos de Nous
Nous sommes une société de conseils en immobilier commercial axée sur les locataires de comptes nationaux dont l’objectif est de mettre à profit l'influence collective des locataires et de renforcer la valeur qu'ils créent. Grâce à notre modèle de services intégrés, les clients ont accès à une équipe multidisciplinaire comprenant la recherche et étude du marché, la gestion des transactions, les services juridiques, la gestion de projets et des installations, et l’administration et vérification des baux. Tous ces services fonctionnent en harmonie comme une seule unité intégrée.
MOTIVÉS par un excellent service, un partenariat PROACTIF…nous représentons le département externe du service de nos clients.
Votre rôle…
Relevant du Chef de l’exploitation, l'administrateur des baux travaillera aux côtés d'une équipe de professionnels de l'immobilier. Il veillera à ce que les obligations des clients soient respectées en remplissant diverses tâches administratives de baux, notamment : résumé des baux, vérification et paiement des factures, établissement de rapports et mise à jour de divers logiciels de gestion des baux.
Pour réussir dans cette fonction, l'administrateur de baux doit avoir un esprit d'équipe et un sens aigu du service à la clientèle. Il doit également être capable de gérer une charge de travail importante grâce à une excellente gestion du temps et avoir de solides compétences pour communiquer avec les collègues, les propriétaires et les clients.
Vos responsabilités principales
§ Vérifier les factures, les valider, les contester (si nécessaire) et préparer le paiement.
§ Saisir et numériser toutes les factures dans le logiciel de gestion des baux avec les notes appropriées.
§ Lire, saisir et mettre à jour les informations relatives aux baux dans le logiciel de gestion des baux (c'est-à-dire les nouveaux baux, les renouvellements, les sous-baux, les coordonnées du propriétaire, etc.) en temps voulu.
§ Préparer et envoyer des rapports à l’interne et à l’externe selon les besoins.
§ Contacter les propriétaires pour obtenir l’état des résultats d’exploitation et les ajustements.
§ Effectuer des audits au bureau sur les propriétés louées par les clients.
§ Identifier les possibilités de vérification des baux complets et les communiquer au vérificateur des baux.
§ Assurer le contrôle de la qualité et la vérification des données saisies dans le logiciel de gestion des baux (c'est-à-dire deuxième examen de tous les paiements, de la facturation, des dépôts, des rapports externes, de l’information sur les baux).
§ Surveiller les changements et les tendances des pratiques comptables courantes du secteur.
§ Communiquer avec les clients selon les besoins.
§ Accomplir d’autres tâches d’administration de baux, selon les besoins.
Vous êtes…
§ Audacieux, déterminé à dépasser les idées conventionnelles et à représenter le locataire avec passion dans le secteur de l'immobilier commercial.
§ Collaboratif, disposé à travailler en collaboration au sein d'une entité à but unique afin d'atteindre nos objectifs.
§ Concentré et axé sur l'efficacité plutôt que sur l'efficience, et vous choisissez judicieusement ce que vous faites.
§ Humble, capable de solliciter de l'aide tout en étant conscient de vos aptitudes. Vous êtes ouvert à l’apprentissage continu.
§ Innovateur et une énergique et vous saisissez les opportunités de changement.
Vos Compétences et habiletés recherchées
§ Un Administrateur de baux bilingue ayant au moins trois (3) ans d'expérience en comptabilité des biens immobiliers commerciaux.
§ Aptitudes à mettre fortement l’accent sur le service à la clientèle et à communiquer efficacement.
§ Capacité à gérer de multiples priorités tout en gérant son propre emploi du temps et en respectant les délais requis.
§ Souci du détail et approche ciblée et avertie pour examiner attentivement toutes les informations entrantes et sortantes liées au travail.
§ Capacité à travailler en équipe et à bien collaborer avec les collègues et les clients.
§ Expérimenté et avec de solides compétences en informatique et pour l’utilisation des logiciels.
Ce que nous offrons …
Tout en travaillant pour servir nos clients avec excellence, nous nous employons également à veiller à la croissance et au bien-être professionnels et personnels de nos équipes :
§ Un soutien intégral et des ressources de développement de carrière pour améliorer vos compétences, votre expertise et optimiser votre parcours professionnel.
§ Un sentiment d'appartenance à la diversité et à l'inclusion, dans lequel vous êtes encouragé à proposer des idées et à les mettre en pratique.
§ Nous encourageons l'harmonie dans le travail et dans la vie et nous aimons travailler au sein d'une équipe énergique qui se soucie à la fois des autres et de nos clients.
· Nous cherchons toujours de nouvelles façons de permettre à nos employés de participer à la réussite de l'entreprise et offrons cinq (5) semaines de vacances, un modèle de travail hybride et un groupe d’assurance maladie.
Chez Landmark, nous sommes tous d'accord que le succès est optimal lorsqu'il est partagé... JOIGNEZ-VOUS À NOUS !
*Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.
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About US
A tenant-centeredcommercial real estate advisor of national accounts, whose purpose is to harness the collective influence of our clients, and bring power to the value they create. Our integrated service model provides the client with access to a multi-disciplinary team comprised of Market Intelligence, Transaction Management, Legal Services, Project and Facility Management, and Lease Administration and Audit all working in harmony as a single coordinated unit.
DRIVEN by service, POWERED by partnership… we are the clients external real estate department.
Your Role…
Reporting to the Chief Operating Officer, the Lease Administrator will work alongside a team of real estate professionals to ensure that client obligations are met through a variety of lease administration tasks including but not limited to lease abstraction, verification and payment of invoices, reporting, and updating of various lease management software.
To be successful in this position, the Lease Administrator is a team player with a strong customer service focus and the ability to handle a high-volume workload through excellent time management and strong communication with colleagues, landlords, and clients.
Your Key Responsibilities
§ Verify invoices, validate, contest (if required) and prepare for payment;
§ Enter and scan all invoices into lease management software with appropriate notes;
§ Read, enter and update lease information into lease management software (i.e. new leases, renewals, subleases, landlord contact info, etc.) in a timely manner;
§ Prepare and send reports internally and externally as required;
§ Contact landlords to obtain operating statements and adjustments;
§ Perform desktop audits on client leased properties;
§ Identify potential full lease audit opportunities and communicate them to the Lease Auditor;
§ Quality control and verification of data input into lease management software (i.e. second review of all payments, invoicing, deposits, external reports, lease information);
§ Monitor changes and trends of industry common accounting practices;
§ Communicate with clients as required;
§ Other lease administration tasks as required.
You are:
§ Bold, relentless in pursuit, going beyond conventional thought with a passion for representing the tenant in the commercial real estate industry.
§ Collaborative, appreciative of working together as a single purpose unit to reach our goals.
§ Focused on being effective over efficient, choosing wisely what you do.
§ Humble and known to seek assistance wisely and aware of your abilities. You are open to continuous learning.
§ Innovative and energetic and embrace opportunities for change.
Your abilities…
§ Bilingual Lease Administrator with a minimum of three (3) years’ experience in commercial real estate accounting.
§ Strong customer service focused with effective communication skills;
§ Ability to handle multiple priorities while managing your own time and respecting required deadlines;
§ Detailed oriented with a focused and keen approach to carefully reviewing all work related incoming and outgoing information;
§ A team player who enjoys collaborating with colleagues and clients;
§ Experienced with strong computer and software skills.
THRIVE - What we Offer
As we work to serve our clients’ with excellence, we also work to care for our teams professional and personal growth and well-being:
§ Full support and career-development resources to enhance your skills, expertise, and maximize your career journey.
§ A diverse and inclusive sense of belonging, where you are empowered to bring ideas forward and act.
§ We encourage harmony in work and life and enjoy working within an energetic team that cares both for each other and our clients.
§ We’re always thinking of new ways for our people to share in the company’s success and offer 5 weeks’ vacation, remote workdays, extended health care.
At Landmark we all agree success is best when it is shared…JOIN US!
Job Types: Permanent, Full-time
Salary: $60,000.00-$70,000.00 per year
Benefits:
- Casual dress
- Company events
- Dental care
- Employee assistance program
- Extended health care
- Flexible schedule
- On-site parking
- Paid time off
- RRSP match
- Tuition reimbursement
- Vision care
- Work from home
Schedule:
Supplemental pay types:
Ability to commute/relocate:
- Montréal, QC H4P 2S4: reliably commute or plan to relocate before starting work (preferred)
Experience:
- property management: 5 years (required)
Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC H4P 2S4
