PROFIL CORPORATIF
Fondée en 1996, Claret se spécialise dans la gestion de portefeuille de placements afin de répondre aux besoins grandissants d’une clientèle d’investisseurs privés à valeur nette élevée. Nous sommes une firme indépendante et libre de tout conflit d’intérêt.
DESCRIPTION DU POSTE
La personne titulaire du poste d’adjoint(e) administratif(ve) fournit un service de première classe à nos clients et fait partie intégrale du soutien au gestionnaire de portefeuille. Le candidat idéal fait preuve d’un dévouement pour la précision et l’attention aux détails. Il détient une excellente éthique de travail mise en valeur par une mentalité qu’aucune tâche n’est trop petite et aucun projet trop grand. Il doit veiller à l’efficacité et au bon déroulement des activités quotidiennes de l’équipe. De plus, il sait faire preuve d’esprit d’équipe, en s’efforçant constamment de collaborer avec ses collègues, directs ou indirects.
Rejoignez une équipe qui s'engage dans l'apprentissage continu, la compréhension et le partage des connaissances. Vous vous épanouirez dans notre environnement dynamique où vous pourrez assouvir votre curiosité d'apprendre, tout en recevant une rétroaction pour affiner vos compétences et vous améliorer.
TÂCHES ET REPSONSABILITÉS
- Assurer la liaison avec les institutions dépositaires
- Agir comme point de contact pour les clients et fiduciaires
- Préparer et envoyer les documents fiscaux annuels
- Collecter et saisir des données dans les dossiers des clients
- Résoudre et répondre aux préoccupations et demandes des clients de manière professionnelle et opportune, en maintenant un excellent niveau de service à la clientèle
- S’assurer que toutes les demandes sont traitées rapidement et correctement
- Rédiger des courriels, des notes de correspondance, des lettres, et des formulaires
- Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la copie et la numérisation de documents
- Fournir un soutien administratif au gestionnaire de portefeuille, notamment en ce qui concerne les activités de marketing direct et indirect et la planification d'événements.
- Préparer des rapports et de la documentation sur les comptes (ex. ouvertures et mises à jour de comptes)
- Développer et maintenir un système de classement efficace, électronique et physique
- Gérer les listes de contact à travers différentes plateformes
- Soumettre des rapports de dépense
- Aider à la coordination d’activités externes visant à prospecter de nouveaux clients.
- Organiser et planifier des rendez-vous et des rencontres (c.-à-d. réserver la salle nécessaire, mettre en place les réunions électroniques, etc.)
- Aider les autres membres de l’équipe à gérer leur temps efficacement, en leur rappelant certaines échéances pour une productivité optimale.
- Résoudre les problèmes quotidiens auxquels les membres de l’équipe peuvent être confrontés, en apportant des solutions et en transmettant le problème aux échelons supérieurs, le cas échéant.
CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE
- Aisance avec les outils informatiques
- Maîtrise de la suite Microsoft (c.-à-d. Outlook, PowerPoint, Excel, etc.)
- Expérience avec les réseaux sociaux un atout
- Expérience de travail avec les logiciels Croesus et DocuSign, des atouts
- Connaissance de l’industrie financière et des portefeuilles de placement, un atout
- Connaissances à jour (un atout) ou un désir d’en apprendre sur les taux d’imposition et les programmes gouvernementaux (c.-à-d. les limites de REER, CELI, FERR, FRV, etc.)
COMPÉTENCES ET HABILETÉS
- Excellentes aptitudes de communication, à l’écrit et à l’oral, en Français et en anglais (Français obligatoire)
- Excellentes aptitudes interpersonnelles et de service à la clientèle
- Capacité à travailler avec tous les niveaux du personnel et de la direction
- Capacité à gérer des priorités multiples et changeantes, avec des échéances variables, et les prioriser efficacement
- Esprit d’initiative, sens de l’organisation et souci du détail
- Haut niveau de discrétion et capacité à traiter efficacement les informations confidentielles
- Capacité à gérer un haut volume de courriels et de demandes.
FORMATION ET EDUCATION
- Diplôme d'études postsecondaires dans un domaine pertinent
- Expérience à travailler directement avec les clients
- Expérience avec des tâches et responsabilités administratives
- Expérience dans le secteur des services financiers, un atout
- Avoir suivi le Cours sur le commerce des valeurs mobilières au Canada, un atout (mais pas nécessaire)
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Travaillez dans un espace récemment rénové, situé dans un immeuble classé AAA au cœur du centre-ville de Montréal, qui comprend l’accès à un espace de rangement pour vélos et à des douches sur place.
- Une culture d’équipe, basée sur l’entraide
- Des responsabilités étendues, qui peuvent évoluer avec vous
- Un régime d’assurances complet, qui comprend des soins dentaires et l’accès à une plateforme de télémédecine
- Un lieu de travail bilingue (français et anglais)
- Du café et du thé gratuit
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CORPORATE PROFILE
Claret Asset Management specializes in offering portfolio management services to high-net-worth clients. We are completely independent and free of all conflicts of interest. Claret was founded in 1996 with the objective of answering the growing needs of private investors.
JOB SUMMARY
The Administrative Assistant provides first-class service to our clients and is integral in supporting the portfolio manager. The ideal candidate shows a commitment in achieving a high level of accuracy, attention to detail, a dedication to providing above standard client service, and a no-task-too-small approach to their work. The assistant should ensure efficient and smooth day-to-day operations of the team. They are team-oriented, by constantly striving to collaborate with their colleagues direct or indirect.
Join a team that engages in continuous learning, understanding, and knowledge sharing. You will thrive in our dynamic environment where you can indulge your curiosity to learn, while receiving the feedback you need to refine your skills and abilities and improve.
KEY TASKS AND RESPONSIBILITIES
- Act as a liaison with custodian institutions
- Act as a contact point for clients and fiduciaries
- Prepare and send annual tax documents
- Collecting and entering data into client files
- Resolve and respond to client concerns and inquiries in a professional and timely manner, while maintaining excellent customer service levels
- Ensure all requests are processed quickly and correctly
- Write emails, correspondence notes, letters, and forms
- Administrative tasks including but not limited to filing, photocopying and scanning documents
- Provide administrative support to the portfolio manager, in particular with direct and indirect marketing projects and event planning
- Prepare reports and account documentation (e.x. account openings and updates)
- Develop and maintain both a physical and electronic filing system to maximize efficiency
- Manage and maintain contact lists on various platforms
- Submit expense reports
- Assist in coordinating outside activities pertaining to prospecting new clients.
- Organize and plan meetings and appointments (i.e. book necessary room, set up electronic meetings, etc.)
- Help team members to manage their time effectively, reminding them of deadlines for optimal productivity.
- Act as a problem solver for day-to-day challenges that team members may face, providing solutions and escalating issues as needed.
KNOWLEDGE AND EXPERIENCE
- Computer literacy
- Proficiency with the Microsoft office suite (i.e. Outlook, PowerPoint, Excel, etc.)
- Experience with social media an asset
- Working experience with Croesus and DocuSign, both assets
- Knowledge of the financial industry and investment portfolios an asset
- Current knowledge of (an asset) or willingness to learn about tax rates and government programs (i.e. RRSP limits, TFSA, RESP, RRIF, LIF, etc.)
CORE COMPETENCIES AND SKILLS
- Excellent communication skills, written and spoken, in French and English (French mandatory)
- Excellent interpersonal and customer service skills
- Ability to work with all levels of staff and management
- Ability to handle multiple and changing priorities with varying deadlines, and prioritize them effectively
- Strong initiative, with high levels of organizational skills and attention to detail
- High level of discretion and ability to effectively handle confidential information
- Ability to handle high volumes of emails, and requests.
EDUCATION AND TRAINING
- Post-secondary diploma in relevant fields
- Experience working directly with clients
- Working experience with administrative duties and responsibilities
- Financial services industry experience an asset
- Completion of Canadian Securities Course an asset (but not required)
WORKING CONDITIONS
- Work in a newly renovated space located in a AAA building in the heart of downtown Montreal, which includes access to a bike storage room and showers on premises
- A team-oriented culture, based on mutual support
- Broad responsibilities, which can evolve as you do
- Complete health benefits including dental and access to a telemedicine platform
- Bilingual (French and English) workplace
- Free coffee and tea
Job Types: Permanent, Temps plein
Salary: $50,000.00-$75,000.00 per year
Benefits:
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Bourses d'Études
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
Schedule:
- 8 Heures
- Du Lundi au Vendredi
Supplemental pay types:
Experience:
- Administrative: 3 years (preferred)
- Investment management industry: 1 year (preferred)
Work Location: In person
